Anfragen einordnen, bevor Sie zum Hörer greifen
Vorweg, damit Sie nicht enttäuscht werden: Stundenheld liest keine Formulare aus und schreibt nichts in Ihr CRM. Was es kann: Sie bauen sich in Minuten ein Werkzeug, das eine hineinkopierte Anfrage nach Ihren Kriterien einordnet, die richtigen Rückfragen vorschlägt und die Erstantwort entwirft. Wenn Formular und CRM wirklich zusammenwachsen sollen, ist das ein Projekt für die stack1 GmbH und ihre API-Integrationen.
Kostenlos startenDas Werkzeug „Anfragen-Check“
Ein Beispiel zum Nachbauen. Dasselbe Muster funktioniert im KI-Kundensupport und im Marketing.
Werkzeug anlegen
Name „Anfragen-Check“, Emoji, kurze Beschreibung. Danach steht es sortierbar in Ihrer Werkzeugliste, mit Nutzungszähler.
Kriterien in den System-Prompt schreiben
Hier steckt Ihr Vertriebswissen. Etwa: „Du bewertest eingehende Anfragen. Gib immer drei Bloecke aus: Passung (hoch, mittel, gering) mit Begruendung, drei Rueckfragen, ein Antwortentwurf von hoechstens 120 Woertern. Passung ist gering bei Anfragen unter 5.000 Euro Budget, ohne Zeitrahmen oder ausserhalb der DACH-Region.“ Konkrete Schwellen statt „passt gut“.
Firmen-Kontext zuweisen
Unter Kontext hinterlegen Sie einmal, was Sie anbieten, für wen, ab welcher Grössenordnung und was Sie ausdrücklich nicht machen. Das Werkzeug bewertet danach, und nicht nach dem, was ein Sprachmodell für plausibel hält.
Versionen für Segmente anlegen
Eine Prompt-Version für Neukundenanfragen, eine für Ausschreibungen, eine für Partneranfragen. Umschalten per Dropdown statt drei Werkzeuge zu pflegen, deren Formulierungen langsam auseinanderlaufen.
Firma vorher nachschlagen
Die eingebaute Websuche darf selbstständig suchen und Seiten auslesen, bis zu fünf Schritte, und nennt ihre Quellen. Sie fragen also nicht mehr „was machen die eigentlich“, Sie fragen das Werkzeug.
Vier Handgriffe, die das Werkzeug übernimmt
Das erste Einsortieren
Anfrage hineinkopieren, Einschätzung nach Ihren Kriterien herausbekommen. Nicht die Entscheidung, aber die Vorarbeit, in Sekunden statt in einer Kaffeepause.
Die Erstantwort
Immer derselbe höfliche Absatz mit drei Rückfragen. Genau die Sorte Text, die niemand gern zum vierzigsten Mal tippt.
Die schnelle Recherche
Wer ist die Firma, wie gross, welche Branche? Die Websuche im Werkzeug bringt eine Einordnung mit Quellenangabe.
Das interne Kurzprofil
Aus der Anfrage ein knappes Briefing für die Kollegin machen, die den Termin übernimmt. Struktur legen Sie im Prompt fest, damit es immer gleich aussieht.
Was hier bewusst nicht behauptet wird
Keine Sekundenreaktion rund um die Uhr, keine automatischen Nachfassketten, keine Prozentversprechen. Das Werkzeug arbeitet, wenn Sie es öffnen. Dafür arbeitet es dann sehr genau nach Ihren Regeln.
Keine CRM-Anbindung
Nichts wird nach HubSpot, Salesforce oder Pipedrive geschrieben. Wenn Daten wirklich fliessen sollen, gehört das zu den API-Integrationen der stack1 GmbH.
Keine automatischen Follow-ups
Stundenheld verschickt keine Mails. Für getriggerte Abläufe über mehrere Systeme führt der Weg über Workflow-Automatisierung.
Kein Formular-Eingang
Anfragen kommen per Kopieren und Einfügen ins Werkzeug. Kein Datei-Upload, kein Webhook. Klingt altmodisch, dauert fünf Sekunden.
Dafür: Ihre Kriterien, nicht generische
Ein Punktesystem von der Stange kennt Ihre Ausschlusskriterien nicht. Ihr System-Prompt schon, und Sie können ihn jederzeit ändern, ohne jemanden zu beauftragen.
Wenn Anfragen mehr Zeit kosten als Angebote
Agenturen und Dienstleister
Viele Anfragen, wenige passende. Vorsortieren spart die Hälfte der Erstgespräche.
Kleine Vertriebsteams
Ein oder zwei Personen, die alles selbst machen. Genau die profitieren am meisten von gespeicherten Prompt-Versionen.
Häufig gestellte Fragen
Verwandte Anwendungsfälle
Legen Sie den Anfragen-Check heute an
Kriterien in den System-Prompt, Firmen-Kontext zuweisen, erste Anfrage hineinkopieren. Wenn Sie danach eine echte Anbindung an Ihr CRM wollen, sprechen Sie mit der stack1 GmbH aus Leipzig.
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